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C贸mo RPA est谩 revolucionando la automatizaci贸n de procesos empresariales

C贸mo RPA est谩 revolucionando la automatizaci贸n de procesos empresariales

La automatizaci贸n en las empresas de cualquier 谩mbito va ganando terreno d铆a a d铆a. Uno de estos conceptos novedosos es el de Robotic Process Automation (RPA). La automatizaci贸n rob贸tica de procesos supone liberar a trabajadores de tareas repetitivas, para que puedan centrarse en otras en las que aporten m谩s valor.聽

Sin embargo, 驴qu茅 tipo de tareas pueden automatizarse? 驴En qu茅 se diferencia RPA de otras tecnolog铆as? 驴Cu谩les son sus beneficios? En este art铆culo, despejamos todas tus dudas.

驴Qu茅 es Robotic Process Automation (RPA)?

RPA permite a las empresas automatizar tareas de la misma manera que lo har铆a un ser humano. La finalidad es que sean los bots quienes interact煤en con la tecnolog铆a (bien sea una aplicaci贸n interna, sitio web, portal del usuario…), para liberar a los empleados de tareas repetitivas y tediosas.

En otros art铆culos hemos hablado de automatizaci贸n. Por eso, en nuestra cabeza, al hablar de robots solemos pensar en maquinaria compleja que ayuda en los procesos industriales. Sin embargo, cuando hablamos de automatizaci贸n rob贸tica de procesos debemos pensar en un software que se ejecuta en un ordenador siguiendo unas reglas predefinidas.

 

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eficiencia de procesos
Eficiencia de procesos internos. Fuente: Unsplash

驴En qu茅 se distingue el RPA de otras herramientas de automatizaci贸n?

A diferencia de otras herramientas de automatizaci贸n, RPA hace posible que las empresas puedan automatizar de una manera mucho m谩s sencilla, con menos coste y en menos tiempo. La automatizaci贸n de procesos aprovecha la infraestructura de la empresa sin que haya interrupciones, por lo que los empleados podr谩n seguir utilizando los sistemas en los que trabaja el bot sin problemas.

驴C贸mo funciona la Automatizaci贸n Rob贸tica de Procesos?

Como ya hemos avanzado, la automatizaci贸n rob贸tica de procesos imita el comportamiento humano. Es por eso que pueden realizar tareas repetitivas tales como:

  • Iniciar sesi贸n en una aplicaci贸n
  • Leer y escribir en bases de datos
  • Conectar con APIs
  • Extraer datos estructurados de diferentes archivos: documentos, pdf, formularios鈥
  • Abrir correos electr贸nicos y datos adjuntos
  • Mover archivos y carpetas

驴Cu谩les son los beneficios del RPA?

La automatizaci贸n rob贸tica de procesos tiene grandes beneficios para las empresas que los incorporan a su estrategia de transformaci贸n digital.

Uno de los m谩s llamativos es el ahorro, ya que los costes se reducen significativamente al automatizar un gran volumen de trabajo, ahorrando tiempo y recursos. Adem谩s, no son necesarios conocimientos de programaci贸n para configurar un bot. Este tipo de software est谩 pensado para que cualquiera pueda configurarlo y grabar los pasos necesarios para automatizar un proceso.

Una vez configurados, los procesos se desarrollan sin errores. No obstante, si se produce alg煤n error derivado de una configuraci贸n defectuosa, puede verse en tiempo real para poder solventarlo lo antes posible.

Lejos de lo que pueda parecer, el RPA puede aplicarse a empresas de cualquier tama帽o y 谩mbito, no es algo reservado a grandes corporaciones. Tal vez la implantaci贸n en una PYME pueda ser costosa en un inicio, pero sin duda la inversi贸n se recuperar谩 y permitir谩 que los trabajadores puedan dedicarse a tareas en las que son imprescindibles.

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驴Qu茅 procesos son relevantes para la Automatizaci贸n Rob贸tica de Procesos?

Cualquier proceso que siga unas reglas fijas y repetitivo, y que tenga un alto volumen de repetici贸n, puede ser automatizado. Aunque seguro que lo ves m谩s claro con algunos ejemplos concretos. Pensando en administraci贸n o recursos humanos, podr铆an automatizarse tareas como la facturaci贸n, la confecci贸n de n贸minas, informes de calidad o gesti贸n de pedidos.

驴Cu谩les son las dificultades de RPA?

Como siempre ocurre, tambi茅n podemos encontrarnos con algunos puntos negativos de la automatizaci贸n de procesos.聽

RPA puede suponer un peligro para muchos empleos que est谩n centrados en tareas administrativas repetitivas. Por ello, ser谩 necesario redefinir puestos de trabajo en los que el factor humano sea esencial.

Otro aspecto relevante es la complejidad de los procesos que van a cubrirse con RPA. Pese a que en principio est谩n pensados para poder configurarse sin necesidad de conocimientos t茅cnicos, en ocasiones su implantaci贸n puede ser m谩s larga de lo que cabr铆a esperar. Adem谩s, peque帽os cambios como un nuevo campo en un formulario, hacen que sea necesario volver a configurar el bot.

 

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驴Qu茅 compa帽铆as est谩n usando RPA?

La automatizaci贸n de procesos tiene aplicaciones en muchos sectores. Sin embargo, compa帽铆as del sector financiero, aseguradoras o viajes, son algunas de las grandes beneficiadas en su implantaci贸n.

La aseguradora Zurich, junto a su partner tecnol贸gico Capgemini, implantaron una soluci贸n RPA para liberar a sus agentes de seguros de tareas administrativas. Con ello, los corredores de seguros pueden dedicarse a pol铆ticas m谩s complejas que requieren su intervenci贸n, mientras que las pol铆ticas est谩ndar las manejan bots.

El gestor de fondos de inversi贸n Vanguard Group ha desarrollado un nuevo producto h铆brido, Personal Advisor Services (PAS). Se trata de un software personalizado que ofrece a los clientes asesoramiento inversor a medida. La novedad radica en que se trata de un modelo h铆brido, ya que el bot tiene en cuenta la planificaci贸n de la cartera de inversi贸n basada en algoritmos, pero interact煤a con el asesoramiento de gestores expertos.聽

En el sector de los viajes, American Express Global Business Travel implant贸 RPA para automatizar la cancelaci贸n de billetes de avi贸n y gestionar los reembolsos a los clientes. Adem谩s, tambi茅n est谩 estudiando recomendaciones autom谩ticas de cambios de reserva ante imprevistos como el cierre temporal de un aeropuerto.

 

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Entiende el proceso antes de implantar RPA

Antes de iniciar la automatizaci贸n, debes asegurarte de que conoces el proceso a la perfecci贸n. Tener una idea vaga de lo que debe hacer el bot, puede conducir a errores en la implantaci贸n. Eval煤a, documenta, v谩lida y prueba los procesos para confirmar que los resultados de la automatizaci贸n son los que esperas.

Ten expectativas realistas

El ahorro de costes r谩pido es posible con la automatizaci贸n rob贸tica de procesos, pero tampoco es algo milagroso. Debes conocer bien qu茅 puedes esperar de este tipo de bots y si se adaptan bien a los procesos que quieres automatizar para valorar si es la herramienta adecuada.

Implica al departamento de IT desde el principio

Pese a que no se necesitan conocimientos t茅cnicos para configurar los bots, dejar de lado la visi贸n del departamento tecnol贸gico en su implantaci贸n puede llevar a errores o problemas si coexisten con otras herramientas.聽聽

No olvides el impacto en el resto de procesos

La buena planificaci贸n es fundamental. Antes de implantar RPA, aseg煤rate de que el proceso que automatices no interfiere con otros flujos de trabajo. Antes de comenzar la implantaci贸n, es necesario implicar a responsables de distintos departamentos para que el 茅xito de las herramientas RPA est茅 asegurado.

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