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La digitalización de procesos aporta beneficios para tu negocio

La digitalización de procesos aporta beneficios para tu negocio

La digitalización es capaz de conseguir procesos más eficientes, productivos y rentables para las empresas. 

Digitalizar los procesos permite reducir hasta un 90% los tiempos de respuesta y tampoco podemos olvidar que el 80% de las interacciones entre clientes y empresas se producen a través del canal online, por lo que una correcta digitalización mejorará también su grado de satisfacción y experiencia de usuario.

Index:

¿Qué es la digitalización de procesos?

La digitalización de una empresa consiste en aplicar los mismos principios que utilizamos en la vida real de una forma óptima y digital en la organización. Eso significa incorporar tecnología a las empresas para mejorar áreas como la eficiencia, experiencia de usuario o impulsar las ventas

Al abordar diferentes áreas la digitalización puede abarcar desde la creación de una aplicación propia, hasta ofrecer opciones de pago con el móvil. Su objetivo es mantener a la empresa al día, facilitando a sus clientes distintas formas de interactuar con nuestra marca, reducir costes y optimizar las operaciones diarias. 

En este contexto resulta muy importante digitalizar los procesos y procedimientos. Desde el principio deben estar bien definidos, para que todas las personas que forman la empresa los ejecuten de manera óptima, permitiendo que los resultados de la digitalización sean mucho más eficientes. 

Se pueden rediseñar las estructuras organizativas y garantizar las sinergias entre los canales, actualizando los sistemas heredados  añadiendo nuevos procesos y estructuras que permiten la colaboración e integración de diferentes funciones.

Además, si queremos llevar a cabo una experiencia omnicanal satisfactoria también necesitaremos digitalizar los procesos para poder integrar los distintos canales online y físicos, como filiales, sucursales, atención al cliente o asesores, para conseguir un flujo de información eficiente y sin interrupciones.

La digitalización está adquiriendo gran importancia para la innovación empresarial y los modelos operativos ya se están diseñando tanto para consumidores como para empleados y socios comerciales. 

 

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Ventajas de la digitalización de procesos

Algunas de las principales ventajas de la digitalización de procesos: 

1. Capacidad para llegar a nuevos mercados

Da igual si hablamos de pymes o grandes empresas, el uso de la tecnología es clave. Permite por ejemplo rastrear interacciones con clientes potenciales y tiene la capacidad de monitorizar estas interacciones a tiempo real para ajustar sus mensajes o el producto en sí, mejorando el retorno de la inversión. 

2. Mayor productividad

Permite automatizar procesos internos que son repetitivos, los vuelve más productivos porque se reduce el esfuerzo manual y los hace menos propensos a errores humanos. Por tanto gracias a la digitalización de procesos productivos e industriales hay un mayor número de trabajadores liberados de tareas repetitivas para que realicen trabajos de nivel superior donde se requiere más creatividad y otras capacidades que no pueden ser replicadas por una máquina.

Para ello se puede utilizar soluciones como RPA (Robotic Process Automation).

3. Mejora de la experiencia de los empleados

A través de por ejemplo plataformas corporativas (VPN) que permiten a los trabajadores acceder de forma segura y desde cualquier lugar a la empresa. En esta plataforma también pueden recibir formación interna para adquirir nuevas habilidades en su puesto de trabajo, formación, beneficios corporativos, etc algo muy valorado entre los empleados.

4. Mejora continua de la empresa

Todas las ventajas de la digitalización de procesos conducen a la mejora de la organización reduciendo costes y aumentando la capacidad de ofrecer nuevos productos y servicios. Pero estos sistemas deben de irse revisando y ajustando a un mercado cambiante, lo cual es posible gracias a la digitalización, ya que permite aplicar esas mejoras de forma rápida y efectiva para que la empresa siempre esté al día y no pierda potencia competitiva. 

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Áreas de digitalización de procesos

Estos son algunas áreas de negocio donde la digitalización de procesos es muy importante y algunos ejemplos dónde se pueden aplicar:

  • Retail: Gestión de pagos y tarjetas, experiencia omnicanal y gestión de pedidos online.           
  • Manufactura: Gestión de inventarios inteligentes, formación y capacitación de empleados y automatización de archivos inteligentes.
  • Energía y servicios públicos: Cumplimiento de la normativa, interfaz de datos inteligentes y controles de consumo de energía inteligentes.
  • Telecom & Media: Mejorar la eficiencia de aplicaciones B2B, crear servicios con contenido de valor para móviles o servicios de entretenimiento basados en IoT. 

Digitalización de procesos: ¿cómo se hace?

Los clientes actuales buscan la inmediatez y la eficacia. Quieren ver su consumo eléctrico a tiempo real, comprar un teléfono, poder activarlo y usarlo rápidamente y que sus préstamos sean gestionados en minutos.

Para cumplir con las expectativas, el primer paso es conocer las necesidades de los clientes y en función de ellas crear el engranaje digital que permite satisfacerlas. No sirve de nada digitalizar un proceso si no existe un objetivo claro.

Una vez conozcamos qué objetivo hemos de conseguir, construiremos el camino hacia atrás para ir creando un sistema efectivo, reinventando todo el proceso y optimizando al mismo tiempo cada uno de los pasos, ya que la digitalización permite reconfigurar los procesos por ejemplo, combinando la toma de decisiones automatizada con el autoservicio y así eliminando los procesos manuales. 

Bocetos de digitalización de procesos
Esquema de los procesos digitales. Fuente: Unsplash

A continuación, algunos consejos para digitalizar los procesos en tu organización:

1. Abordar la experiencia de cliente de principio a fin

Para lograrlo se necesita el apoyo de todas las funciones involucradas. Podemos crear unidades multifuncionales que reúnan a todos los profesionales que participan en dicho proceso, para que entre todos, se puedan mejorar las líneas de comunicación y garantizar el trabajo en equipo, mejorando los resultados.

2. Apostar por buenos profesionales

Recomendamos contar con un equipo de excelencia con personal capacitado al que se pueda recurrir para digitalizar procesos. Por eso es muy importante que las organizaciones apuesten por el talento en empresas externas que les permitan abordar nuevas necesidades cuando las necesiten.

Así mismo, también es importante que el equipo escogido sea capaz de construir los componentes tecnológicos requeridos de forma modular, para que puedan reutilizarse en otros procesos, maximizando las economías de escala.

3. Crear capacidad de adaptación

Mejora la respuesta de las empresas ante las exigencias del mercado. Incrementa agilidad a la hora de aplicar la tecnología a procesos productivos e industriales. La digitalización hace que la respuesta frente a clientes sea más rápida y que una vez instalada, la actualización de los procesos sea más rápida y sencilla.

4. Incorporación del sistema más efectiva

A la hora de incorporar una nueva unidad organizativa suele resultar más fácil implementar el proceso digital y luego, atraer a los empleados a esta unidad. Esto asegura una transición mucho más sencilla, ya que no gasta energía en cambiar viejos hábitos y comportamientos. Para cuando todo el volumen de procesos haya migrado al nuevo proceso digital, la unidad organizativa habrá «tragado» a todos los empleados necesarios de las unidades heredadas.

 

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Una vez definida tu estrategia de digitalización de procesos te enfrentarás a uno de los mayores retos que están teniendo las empresas: encontrar al talento adecuado para ejecutar este cambio. No se trata sólo de disponer de los recursos económicos, sino también de contar con las personas expertas en tecnología, formados en metodologías ágiles y una mentalidad abierta a la innovación. 

Por desgracia, encontrar recursos tecnológicos está convirtiéndose en una odisea ya que se está generando una gran demanda y si los encuentras no sabes si la elección y la calidad técnica de la persona es la necesaria.

Ante esta realidad del mercado, Yeeply ayuda a las empresas a encontrar a los mejores profesionales digitales y tecnológicos con una clara vocación: acompañar a las empresas en su transformación digital

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