Come la RPA sta rivoluzionando l’automatizzazione dei processi

L’automatizzazione nelle imprese di qualsiasi tipo, sta aumentando giorno dopo giorno. Uno di questi nuovi concetti è quello della Robotic Process Automation (RPA). L’automatizzazione robotica dei processi permette di liberare i lavoratori dallo svolgimento di compiti ripetitivi, facendo sì che possano concentrarsi in altre che apportano più valore. 

Tuttavia, che tipo di processi si possono automatizzare? In cosa si differenzia la RPA da altre tecnologie? Quali sono i suoi benefici? In questo articolo, risolveremo tutti i tuoi dubbi.

RPA: cos’è?

La Robotic Process Automation o RPA, permette alle imprese di automatizzare compiti nello stesso modo in cui lo farebbe un essere umano. La finalità è che siano i bots ad interagire con la tecnologia (sia che si tratti di un’applicazione interna, sito web, portale utente…), per liberare gli impiegati da compiti ripetitivi e tediosi.

In altri articoli abbiamo parlato di automatizzazione. Per questo, nella nostra testa, parlando di robot pensiamo immediatamente a macchinari complessi che aiutano nei processi industriali. Tuttavia, quando parliamo di automatizzazione robotica dei processi dobbiamo pensare ad un software che si esegue in un computer seguendo regole predefinite. 

 

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In cosa si distingue la RPA da altri strumenti di automatizzazione?

A differenza di altri strumenti di automatizzazione, la RPA permette alle imprese di automatizzare in modo semplice, con minori costi ed in meno tempo. L’automatizzazione dei processi approfitta dell’infrastruttura dell’impresa senza che ci siano interruzioni, facendo sì che gli impiegati possano continuare ad utilizzare i sistemi in cui lavora il bot senza problemi.

 

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Come funziona l’Automatizzazione Robotica dei Processi?

Come abbiamo già detto, la Robotic Process Automation imita il comportamento umano. Per questo, possono essere realizzati compiti ripetitivi come: 

• Entrare in un’applicazione 
• Leggere e scrivere in un database 
• Connettersi ad API 
• Estrarre dati strutturati da diversi archivi: documenti, pdf, formulari…
• Aprire e-mail e archivi aggiunti 
• Muovere archivi e cartelle 

Quali sono i benefici della RPA? 

L’automatizzazione robotica dei processi ha grandi benefici per le imprese che la utilizzano nella loro strategia di trasformazione digitale.

Uno dei benefici più significativi è il risparmio, dato che si riducono significativamente i costi con l’automatizzazione di grandi volumi di lavoro, risparmiando tempo e risorse. Inoltre, non sono necessarie conoscenze di programmazione per configurare un bot. Questo tipo di software è costruito per poter essere configurato da chiunque e registrare i passi necessari per automatizzare un processo.

Una volta configurati, i processi si sviluppano senza errori. Ad ogni modo, nel caso si produca qualche errore derivato da una configurazione difettuosa, questo può essere visto in tempo reale per poterlo risolvere il prima possibile.

Lontano da quello che possa sembrare, la RPA può essere applicata ad imprese di qualsiasi dimensione ed ambito; non è qualcosa che è riservato semplicemente alle grandi imprese. A volte l’implementazione in una PMI può essere inizialmente costosa ma senza dubbio l’inversione viene recuperata nel futuro e permette che i lavoratori possano dedicarsi a compiti imprescindibili. 

Che processi sono rilevanti per la Robotic Process Automation?

Qualsiasi processo che segua regole fisse e stabilite e che sia essenzialmente ripetitivo, può essere automatizzato. Per capirlo, è utile servirsi di qualche esempio. Pensando nel dipartimento di amministrazione o risorse umane, potrebbero essere automatizzati compiti come la fatturazione, preparazione delle buste paga, estratti informativi sulla qualità o gestione degli ordini.

Quali sono le difficoltà della RPA?

Come succede sempre, possiamo anche trovare aspetti negativi nell’automatizzazione dei processi.

La RPA può mettere in pericolo molti lavori che sono fondati su compiti amministrativi ripetitivi. Per questo, sarà necessario ridefinire posti di lavoro in cui il fattore umano è essenziale.

Un altro aspetto rilevante è la complessità dei processi che sono coperti dalla RPA. Nonostante siano pensati per essere configurati senza conoscenze tecniche, in alcune occasioni la loro implementazione può essere più lunga di quello che ci si aspetta. Inoltre, piccoli cambi come un nuovo campo all’interno di un formulario, rendono necessaria la riconfigurazione del bot.

 

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Quali imprese stanno usando la RPA?

L’automatizzazione dei processi può essere applicata a moltissimi settori. Tuttavia, le imprese del settore finanziario, assicurazioni o agenzie di viaggi, sono alcune delle grandi beneficiarie della sua adozione.

L’impresa assicuratrice Zurich, insieme al suo partner tecnologico Capgemini, hanno installato una soluzione RPA per liberare i loro agenti assicuratori da compiti amministrativi. Con ciò, i dipendenti possono dedicarsi a politiche più complesse che richiedono il loro intervento, mentre quelle standard sono gestite da bots. 

Il gestore di fondi di investimento Vanguard Group ha sviluppato un nuovo prodotto ibrido, Personal Advisor Services (PAS). Si tratta di un software personalizzato che offre ai clienti una consulenza sull’investimento personalizzata. La novità riguarda il modello ibrido, dato che il bot tiene conto della pianificazione del portafoglio di investimento basata su un algoritmo ma interagisce con la consulenza di gestori esperti. 

Nel settore dei viaggi, American Express Global Business Travel ha installato la RPA per automatizzare la cancellazione dei biglietti aerei e gestire i rimborsi ai clienti. Inoltre, sta anche studiando raccomandazioni automatiche di cambio delle prenotazioni prima di imprevisti come la chiusura temporanea degli aeroporti.

 

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4 consigli per una Robotic Process Automation efficace

Comprendi il processo prima di installare RPA

Prima di iniziare l’automatizzazione, devi assicurarti di conoscere il processo alla perfezione. Avere una vaga idea di quello che deve fare il bot, può condurre ad errori nell’implementazione. Valuta, documenta, valida e prova i processi per confermare che i risultati dell’automatizzazione sono quelli che ti aspettavi.

Abbi aspettative realistiche

Il risparmio a breve termini di costi è possibile con l’automatizzazione robotica dei processi ma non è miracoloso. Devi sapere bene quello che ti puoi aspettare con questo tipo di bot e se si adattano bene ai processi che vuoi automatizzare per valutare se è davvero lo strumento adeguato.

Coinvolgi il dipartimento IT fin dall’inizio

Nonostante non ci sia bisogno di conoscenze tecniche per configurare i bot, lasciare da parte la visione del dipartimento tecnologico nel suo impianto può comportare errori o problemi se coesistono con altri strumenti. 

Non dimenticarti dell’impatto sugli altri processi

La buona pianificazione è fondamentale. Prima di installare RPA, assicurati che il processo automatico non interferisca con altri flussi di lavoro. Prima di cominciare l’installazione è necessario implicare i responsabili dei diversi dipartimenti per rendere il successo di RPA assicurato.