Automazione dei processi aziendali grazie al Software RPA

L’automazione robotica dei processi (Robotic Process Automation o RPA, per il suo acronimo in inglese) è essenziale per il rafforzamento e la trasformazione delle aziende.

Più della metà delle organizzazioni implementa già un software RPA e circa il restante 20% lo farà nei prossimi anni, secondo uno studio Deloitte.

I numeri sono particolarmente importanti tra gli startuppers: 1 startup su 10 avrà una forza lavoro digitale superiore grazie alla tecnologia RPA in questo 2023.

Tuttavia, si stima che il 50% delle opportunità e dei vantaggi della RPA stia andando perduto, in particolare nel software testing e nel Big Data Hadoop.

Indice

• Perché applicare il software RPA per ottimizzare i processi interni
• Le attività che vengono automatizzate con maggior successo grazie al software RPA
• 3 esempi di implementazione di tecnologie RPA nelle aziende (esempi di RPA)
• Yeeply fornisce soluzioni RPA per l’automazione aziendale

Perché applicare il software RPA per ottimizzare i processi interni

Negli ultimi decenni, l’uso dei robot ha migliorato la produttività delle aziende e ha liberato i propri lavoratori dai compiti più ripetitivi, in ​​modo che potessero concentrarsi su quelli più creativi.

Fare leva sul talento dei dipendenti continua ad essere il motivo principale per applicare un software RPA nei processi interni delle aziende.

Ma l’automazione del flusso di lavoro significa anche maggiore produttività e precisione, e in uno notevole adattabilità quando si supportano picchi di domanda elevata o riduzioni di produzione.

Inoltre, l’utilizzo della tecnologia RPA come parte di una strategia di automazione complessiva consente di configurare i “bot” software per attivare risposte, manipolare dati e comunicare con altri sistemi digitali in modo coerente e affidabile.

In questo senso, i processi RPA aiutano a ridurre i rischi, eliminare il fattore di “errore umano” e velocizzare la preparazione dei report.

 

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Vantaggi della RPA

Le applicazioni dell’RPA vanno a complementare il lavoro umano e lo semplificano:

• Concentrati sulla risoluzione dei problemi.
• Crea nuove strategie.
• Proponi miglioramenti.

Alcuni dei vantaggi della RPA per le aziende sono:

1. Risparmio di tempo

Automatizzando le attività “di base” come la convalida delle informazioni sui moduli o la registrazione di nuovi clienti e fornitori, è possibile risparmiare fino al 90% di tempo.

2. Maggiore efficienza

L’efficienza umana è limitata perché le persone possono dedicare solo un certo numero di ore a ciascuna attività.

Il software RPA non ha bisogno di riposo e può essere utilizzato 24/7, 365 giorni all’anno.

3. Riduzione degli errori

Gli algoritmi RPA sono accurati e hanno un margine minimo di errore. Il suo lavoro è totalmente affidabile.

4. Sincronizzazione con altri software e strumenti

Le RPA prendono decisioni sulla base di dati strutturati e oggettivi. Ciò significa che ogni input di informazioni viene utilizzato al massimo.

Inoltre, la sua stessa natura è “digitale”, quindi può essere combinato con altre tecnologie (Intelligenza Artificiale, Machine Learning, ecc.)

5. Innovazione e scalabilità

Avere una forza lavoro costantemente disponibile ti permetterà di generare nuovi prodotti, soluzioni, processi e procedure.

Grazie alla sua flessibilità, il software RPA supporterà tutte queste azioni.

Le attività che vengono automatizzate con maggior successo grazie al software RPA

Conosci già i suoi vantaggi, ma sai quali possono essere le applicazioni dell’RPA nella tua azienda?

Dipartimento delle Risorse Umane

• Verifica degli storici aziendali.
• Gestione della dieta.
• Gestione dell’assistenza.
• Gestione buste paga.
• Gestione dei dati interni dei dipendenti.
• Tracciabilità dei dati per le revisioni delle prestazioni.
• Gestione delle iscrizioni/cancellazioni.
• Avvisi di fine contratto o proroghe.

Reparto contabilità

• Automazione delle buste paga.
• Esecuzione di rendiconti finanziari.
• Manutenzione anagrafica.
• Fatturazione.
• Confronto prezzi.

Servizio assistenza clienti

• Classificazione delle query.
• Raccolta dati personalizzata.
• Archiviazione dei dati del cliente.
• Registrazione di distributori, clienti e dipendenti.

Reparto informatico

• Scarica software.
• Automazione software preimpostata.
• Monitoraggio e memorizzazione automatica dei dati (copie di backup).
• Automazione delle notifiche.
• Sincronizzazione, cancellazione e svuotamento di documenti/cartelle.

 

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3 esempi di implementazione di tecnologie RPA nelle aziende (esempi di RPA)

Esempio 1

Un’azienda di automazione riceve molti messaggi dai clienti. È una persona che deve filtrarli e indirizzarli al reparto commerciale, che può creare colli di bottiglia.

L’RPA consente di studiare la gestione dei canali Inbound tramite WhatsApp Business per automatizzare questo processo.

È anche possibile valutare l’integrazione con layer CRM sul web per la distribuzione per competenze o per aree geografiche di influenza per filtrare le informazioni.

In questo progetto RPA, l’obiettivo principale è ridurre al massimo le lavorazioni manuali e complesse che richiedono figure umane con conoscenza interna nei processi di amministrazione/segreteria.

Esempio 2

Una società vuole automatizzare il processo di dump della documentazione dei suoi clienti su varie piattaforme.

Finora questo lavoro veniva svolto manualmente e comportava un volume di documentazione compreso tra 1.500 e 2.000 documenti per piattaforma, che richiede molte ore di personale sia interno che esterno.

In questo caso si cercherà un software RPA consolidato, con capacità di analisi e comprensione, e con possibilità di integrazione tramite API e Webservice.

Esempio 3

Mercedes Benz Vitoria: un esempio di implementazione di successo di RPA nelle aziende

Lo Stabilimento Mercedes-Benz Vitoria, dove vengono prodotti i modelli VITO e CLASS-V, dispone delle più avanzate tecnologie costruttive.

Molti dei processi della sua area finanziaria potevano essere automatizzati per migliorare la reingegnerizzazione e l’efficienza e generare un ambiente di collaborazione e collettivizzazione della conoscenza.

Tuttavia, le sfide affrontate da un’organizzazione di queste caratteristiche sono elevate (più di 3.000 dipendenti, necessità di digitalizzazione, un settore particolarmente competitivo, ecc.).

Dopo un’analisi specifica, sono stati rilevati più di 150 processi e un gran numero di sistemi di gestione con varie tecnologie (SAP, AS-400, Office, Web…) che può essere ottimizzato con la tecnologia RPA.

Il processo di implementazione della soluzione si è svolto in 5 fasi:

1. Divulgazione. Ovvero, spiegare a tutte le persone coinvolte in cosa consiste il software RPA per creare una “cultura dell’automazione”.
2. Inventariato. Fondamentalmente consisteva nell’identificare i processi in ciascuna area e stabilire quelli che potevano essere automatizzati ora o in futuro.
3. Stima di sviluppo. Ovvero, definire quale soluzione deve essere automatizzata per ciascun processo e cosa ciò implica (passaggi, sistemi coinvolti, investimenti, ecc.).
4. Priorità. Si tratta di valutare tutte le iniziative di automazione e analizzare i vantaggi che ciascuna di esse apporterebbe. Questo può essere fatto grazie alla compilazione di schede che includono indicatori chiave dell’opportunità come il ROI.
5. Backlog. Consiste nel generare una RoadMap per l’implementazione della tecnologia RPA basata su obiettivi chiari, risparmi e ritorno sull’investimento.

Grazie alla RPA, a questo progetto di automazione hanno collaborato più di 20 persone di diverse aree, che hanno documentato e valutato un totale di 99 processi in azienda.

32 di loro sono stati classificati e 5 di loro hanno presentato un ROI inferiore in un anno.

Il risparmio totale grazie al software RPA ammonta a 3.250 ore all’anno.

 

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Yeeply fornisce soluzioni RPA per l’automazione aziendale

A differenza di altri strumenti, i processi RPA consentono alle aziende di automatizzarsi in modo più semplice, con meno costi e in minor tempo.

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